Ogni giorno, la stessa storia.
Questa mattina, appena suonata la sveglia, ti sei alzato con in mente tutta una lista di cose da fare: incombenze da sbrigare al lavoro, commissioni da sbrigare per la tua famiglia, il sale che per la terza volta di fila ti sei dimenticato di comprare al supermercato…
Per non parlare di tutto quello che vorresti fare, se il resto te ne lasciasse il tempo: ad esempio, riprendere quel corso online di Inglese che hai lasciato a metà, o scrivere qualcosa per il tuo blog da troppo tempo in stand-by; o ancora riuscire finalmente a organizzare l’uscita a cena con gli amici di cui parlate tutti da mesi.
Oggi pensavi che sarebbe stato diverso, che ce l’avresti fatta a occuparti di tutto, o quasi.
E invece, arrivato a sera, ti rendi conto di esserti ridotto all’essenziale, al massimo di aver davvero preso il sale, questa volta.
Ma perché?
Cos’è andato storto?
Eppure la buona volontà l’avevi…
Forse, quello che ti manca è un approccio più metodico, una maggior capacità di gestire il tempo a tua disposizione e, di conseguenza, di aumentare la produttività a lavoro o a casa.
Per tua fortuna, non sei l’unico ad essersi trovato in questa situazione: già da anni, infatti, esperti, team aziendali e professionisti di tutto il Mondo hanno condiviso le proprie ricette per essere più produttivi dentro e fuori l’ufficio.
Ti interessa sapere come aumentare la tua produttività, quali strategie adottare?
Sei scettico? Provare non costa nulla: prova a leggere queste 5 tecniche efficaci per aumentare la produttività sul lavoro e non solo…
(P.s.: oltre a queste tecniche, puoi leggere anche altri consigli utili per risparmiare tempo e produrre di più ispirate da Ted Talks).
Come Aumentare la Produttività sul Lavoro (e Non Sprecare Tempo): 5 Tecniche Efficaci
1. Un classico: la Pomodoro Technique
Sviluppato negli anni Ottanta, il “metodo del pomodoro” può essere considerato il capostipite dei sistemi di time management, e in effetti si basa su di un concetto molto semplice: dedicare a ciascuna faccenda da sbrigare un intervallo di tempo predefinito.
In pratica, stabilito un tempo standard (nella versione originale venticinque minuti), si predispone il proprio timer (quello dell’ideatore della tecnica, Francesco Cirillo, era proprio a forma di pomodoro, da cui il suo nome); e fino allo scattare del congegno, ci si concentra solo e soltanto sul compito che ci si è riproposti di svolgere.
Terminata l’attività, la si può cancellare dalla propria lista, concedersi una breve pausa di qualche minuto, e quindi reimpostare il timer per un altro intervallo, durante il quale ci si dedicherà all’incombenza successiva.
Man mano che il ciclo viene ripetuto, si possono fare pause più lunghe, anche di mezz’ora, in modo da affrontare ogni nuovo incarico senza affanno.
2. Un approccio più personale: la Flowtime Technique
Certo, la tecnica del pomodoro può essere d’aiuto per concentrarsi, ma ha una pecca: tratta tutti i compiti allo stesso modo, attribuendo lo stesso tempo di svolgimento.
Ma cosa succede se una certa mansione ci richiede dei minuti extra?
Essere interrotti sul più bello dal suono del timer non è il massimo, no? E neppure lavorare con il cuore in gola, temendo di non riuscire a finire.
Ecco allora che lo sviluppatore di software Dionatan Moura, nel 2015, ne ha proposto una versione meno rigida, ribattezzandola “Flowtime Technique“.
Come funziona?
Be’, si basa sempre sulla divisione del tempo in intervalli, ma questi ultimi non sono di durata fissa, bensì liberi: finché ci si sente di proseguire, finché ci si sente “in flow” (cioè concentrati), si va avanti.
Non appena terminato un compito, ci si segna il tempo impiegato per svolgerlo; oppure, se si sente il bisogno di fermarsi e fare una pausa, la si fa senza problemi, ricordandosi però di prenderne nota.
In questo modo, non solo si evita di perdere la concentrazione o di farsi prendere dall’ansia, ma si impara anche a prendere confidenza con i propri ritmi, e quindi ad assecondarli.
3. Darsi delle priorità: la 1-3-5 Technique
Rispettare i propri tempi è fantastico, senza dubbi, ma spesso, soprattutto sul lavoro, bisogna saper distinguere ciò che è più importante da ciò che non lo è per essere sicuri di riuscire davvero a fare ciò che si ritiene indispensabile.
Per questo è bene pianificare con cura le proprie attività; ed è qui che entra in scena il “metodo 1-3-5”.
No, non è un prefisso, ma lo schema da seguire: ovvero, un compito più “pesante” (perché lungo, perché urgente, eccetera), seguito da tre attività di medio calibro e da cinque faccende meno impegnative.
In ufficio, ad esempio, si può stabilire di compilare un report, fare tre telefonate con altrettanti clienti e di inviare cinque e-mail nel corso della mattinata.
Si può iniziare dalla prima incombenza o dalle ultime cinque, dedicando a ciascuna il tempo che si vuole; l’importante, è che alla fine vengano svolte.
Semplice, diretto, e a prova di distrazioni.
4. Ottimizzare: il Principio di Pareto
Darsi delle priorità significa anche trarre il massimo dalle proprie risorse di tempo e di concentrazione (sempre così limitate, purtroppo!).
Quando pianifichiamo la nostra giornata, quindi, è giusto dare la precedenza a ciò che può darci i maggiori risultati; e il Principio di Pareto insegna proprio questo!
Più noto all’estero con il nome di “80/20 rule“, esso afferma infatti che l’ottanta percento dei risultati deriva dal venti percento delle azioni compiute.
Ad esempio, perché un social media marketer dovrebbe sprecare tempo su Snapchat, se il pubblico a cui si rivolge la società per cui lavora è composto in prevalenza da cinquantenni?
Non sarebbe meglio che si dedicasse alla pagina Facebook dell’azienda?
Molto meglio lasciar perdere le attività meno produttive e concentrarsi invece su quelle più promettenti: via i “rami secchi”, insomma!
5. Un approccio dinamico: Getting Things Done
Pianificare, stabilire priorità… tutto molto bello; peccato che non sempre sia possibile!
In ufficio, ad esempio, arrivano sempre nuove consegne, alcune delle quali anche molto urgenti: come conciliarle con tutto quello che già abbiamo in programma?
Con un approccio più flessibile, ovvio; come ad esempio il metodo “Getting Things Done” (più noto in Italia come “Detto, Fatto!”), presentato dall’esperto statunitense David Allen (qui disponibile il suo libro: Detto, fatto! L’arte di fare bene le cose).
Si tratta di un vero e proprio algoritmo, che basandosi su una breve serie di domande, permette di suddividere i vari compiti per urgenza, importanza, necessità di tempo, eccetera.
Ad esempio, la questione si può risolvere in due minuti o meno? Tanto vale procedere e depennarla dalla lista.
Oppure, si può delegare a qualcuno? Ottimo, basta ricordarsi di controllare più tardi che sia stata effettivamente presa in carico.
In questo modo, tutto viene organizzato e affrontato in base alle esigenze del momento, evitando sprechi di tempo o di energie.
Conclusioni
Insomma, ora le idee non ti mancano!
E neppure l’aiuto che ti serve.
In Rete, in fatti, potrai trovare decine di app ispirate a questi o ad altri metodi di time management; per una volta, invece di farti perdere tempo, il tuo smartphone potrebbe persino aiutarti a risparmiarne parecchio: un bel salto di qualità, non ti pare?
(In uno dei prossimi post, parleremo proprio di app di time management utili per migliorare la produttività e risparmiare il tuo tempo. Intanto puoi leggere anche questi altri consigli per risparmiare tempo e aumentare la produttività).
Certo, all’inizio le cose potrebbero sembrarti difficili, un po’ troppo contorte.
Può anche darsi che il primo approccio che deciderai di provare non sia quello giusto per te: l’importante, però, e che tu non ti arrenda; vedrai che prima o poi, procedendo per tentativi, riuscirai a trovare il “tuo” modo di gestire il tempo, e che i tuoi sforzi saranno ripagati da tutto quello che sarai finalmente in grado di fare, senza stress!
Allora, che ne dici, saperne di più sul time management lo trova un posticino, nel tuo programma per domani?
