Come Scrivere Email Efficaci e ricevere più risposte (da recruiter, candidati e clienti)

Come Scrivere Email Efficaci e Avere Più Risposte147 mail vengono ricevute ogni giorno nella casella di posta di ciascun utente

Quante di queste mail sono efficaci e vengono lette?

71 mail vengono cancellate nel giro di 5 minuti e solo 12 mail richiedono realmente del lavoro da fare e occupano le nostre attenzioni e il nostro tempo.

Questi dati, sono forniti da Boomeranggmail.com (tramite un’infografica che troverai alla fine di questo articolo), ma probabilmente potrai riconoscere anche il tuo caso!

Ogni giorno riceverai anche tu centinaia di mail, tra le quali: spam, pubblicità generica, mail con oggetti e testi incomprensibili e tanto altro.

In questo panorama disastroso, chi riesce a distinguersi può fare la differenza.

Chi riesce a scrivere delle email efficaci, può migliorare l’immagine di sè, catturare l’attenzione del lettore e ricevere più risposte e feedback positivi.

Lo sanno bene gli esperti di comunicazione e marketing che sfruttano l’email marketing facendo molta attenzione e dedicando molte risorse per il copywriting delle mail inviate.

Quali sono le tecniche di comunicazione e copywriting necessarie a realizzare email efficaci?

Per descriverti le mie tecniche e i miei consigli, partirò da 2 esempi abbastanza generici: un’email che ritengo poco efficace (esempio #1) e 1 esempio di email che ritengo invece molto efficace e professionale (esempio #2).

Vediamo subito i 2 esempi…

Esempio Email NON efficace Vs Esempio Email efficace

Esempio #1 – Mail poco efficace


Da: hellokitty82@gmail.com

A: selezione@aziendasrl.com

Oggetto mail: Candidatura

Spettabile azienda salve,

Mi chiamo Laura, sono una ragazza seria, piena di volontà e socievole. Disponibile da subito.

Ho pluriennale esperienza come segretaria commerciale, sono laureata in fisica a Bologna. Potrei adattarmi a tutti i tipi di lavoro

Se avete disponibilità di offerte lavoro serie, potete contattarmi e posso inviarvi il mio curriculum vitae.

Allego il mio curriculum

Grazie

Laura


Esempio #2 – Mail Molto Efficace


Da: luigirossi@gmail.com

A: giacomoverdi@aziendasrl.com

Oggetto mail: C.A. Giacomo Verdi, Azienda Srl – Rif: Digital Marketing Specialist

Gent.mo. Giacomo Verdi buongiorno,

 

ho trovato il suo contatto su Linkedin. Sono realmente interessato all’attività di Azienda Srl e alla vostra ricerca di un “digital marketing specialist”, che ho scoperto dal vostro sito.

Ho 8 anni di esperienza nel settore (che è anche la mia passione), in cui ho gestito team di 5 membri e contribuito all’aumento del 25% di fatturato.

Le chiedo gentilmente chi sia la persona di riferimento a cui posso rivolgermi per approfondire le vostre necessità.

 

Per ulteriori dettagli ho allegato il mio curriculum.

Resto in attesa di gentile feedback

 

Buona giornata e buon lavoro

Luigi

_______

luigirossi@gmail.com

333 / 333333


Hai già notato delle differenze tra i 2 esempi?

Vediamo quali sono le principali caratteristiche che dovrebbero avere delle mail efficaci, come quelle presenti nel secondo esempio…

Come scrivere email efficaci e ricevere più risposte positive

L’immagine conta anche nelle mail

La prima cosa che guardiamo di un’email è come si presenta il mittente che ci sta inviando la mail, soprattutto se si tratta di un mittente nuovo, sconosciuto.

Se un tuo potenziale recruiter o cliente leggesse come mittente “Hello Kitty 82 – hellokitty82@gmail.com”, probabilmente avrà qualche perplessità sulla “professionalità” della mail e dei contenuti.

Dunque, per mail che utilizzi a scopo professionale, utilizza caselle di posta con il nome del tuo brand o direttamente con il tuo nome e cognome (es. luigirossi@gmail.com).

L’oggetto della mail è l’artefice del tuo destino

Se non sei mai entrato in contatto con il tuo destinatario prima, la principale leva per assicurarti che lui apra la tua mail è l’efficacia dell’oggetto della mail

.

Pensa a quante volte apri delle mail di mittenti mai conosciuti prima, solamente perchè l’oggetto ti ha incuriosito, è molto specifico o personale (indirizzato a te personalmente).

Ebbene, l’oggetto della mail (così come il corpo del testo e il resto della comunicazione che dovresti assumere), per essere efficace dovrebbe avere queste caratteristiche:

  • Specifico (dire “candidatura” non basta, sii preciso e usa delle parole chiave, es. “digital marketing specialist”. Usa “Rif”, in inglese “Ref”, per indicare un riferimento specifico.)
  • Personale (quando la mail ci viene indirizzata in prima persona, e veniamo chiamati per nome, ha un effetto più empatico e coinvolgente, che ci spinge a mettere maggiore attenzione. Per essere professionale, puoi usare “C.A.” che sta per “Alla cortese attenzione di” e indicare nome e cognome della persona, se conosciuto, o dell’azienda a cui vuoi scrivere).
  • Breve e dritto al punto (non dilungarti troppo, gli oggetti brevi e sotto i 50 caratteri sono più semplici e veloci da leggere e quindi attirano di più)

Se ti sta piacendo l’articolo, perchè non lasci un +1? Così mi aiuti a farlo conoscere…

Comunicare efficacemente nel corpo della mail

E’ da ribadire l’uso delle 3 caratteristiche già evidenziate per l’oggetto anche per il “corpo” della mail, più qualche altro accorgimento:

  • Specifico (se stai cercando lavoro o promuovendo qualche prodotto/servizio, evita frasi generiche e sfrutta invece delle parole chiave specifiche: nell’esempio di mail efficace, sono state usate parole chiave, dati precisi, numeri e riferimenti specifici, a differenza delle frasi generiche usate nell’esempio di mail non efficace).
  • Personale (apri la mail salutando la persona per nome e cognome, o eventualmente l’azienda con la ragione sociale, rivolgiti direttamente al destinatario, ma sempre in modo professionale usando la terza persona oppure la seconda persona in caso tu abbia confidenza con il destinatario).
  • Breve e dritto al punto (evita frasi inutili e superflue per i tuoi obiettivi. Spiega le tue motivazioni per aver scritto la mail e fai la tua richiesta ovvero la “call-to-action”. Se devi inviare informazioni lunghe e complesse, sfrutta gli allegati: crea curiosità indicando qualche info e rimanda i dettagli all’allegato.)
  • Call-to-action (la call-to-action, in italiano “chiamata all’azione”, è la richiesta per ottenere un risultato dalla mail: nell’esempio della mail efficace, serve a chiedere a chi è possibile parlare per un colloquio. Senza usare alcuna call-to-action, il lettore non si sentirà “chiamato” a svolgere alcuna azione per te, quindi ricordati di scriverla sempre!)
  • Firma (lascia i contatti mail e telefonico ben visibili nella firma, in modo da dare subito l’occasione di essere ricontattato anche telefonicamente in caso di urgenza. Link al proprio sito web ok, immagini di dimensioni troppo grandi e senza link possono appesantire la mail, quindi le sconsiglierei).

Ecco alcune “chicche” per rendere le email ancora più attrattive e semplici da leggere:

  • Bullet Point: (se hai molte informazioni e parole chiave da indicare, sfrutta gli elenchi puntati, come sto facendo io nel descrivere questo paragrafo. Gli elenchi puntati, con frasi sintetiche sono più facili da leggere rispetto a testi lunghi e prolissi, dunque il tuo lettore sarà più invogliato a proseguire la lettura, capirà di più e arriverà più facilmente in fondo)
  • Evidenziatori, sottolineature e colori diversi: (usa deglii effetti grafici per alleggerire l’occhio nella lettura e per semplificarne la comprensione. Per esempio, puoi evidenziare con il grassetto le parole chiave principali e sottolineare frasi e concetti che vuoi risaltino maggiormente agli occhi del lettore, come nell’esempio #4 che vedrai qui sotto)
  • Spazi e paragrafi: (usa delle righe di spazio per distaccare le varie sezioni della tua mail e ricordati di andare a capo quando finisce un paragrafo. La spaziatura è molto importante per semplificare la lettura della mail e per aumentarne la comprensione).

Guarda con i tuoi stessi occhi qual è la differenza tra non usare (esempio #3) e usare (esempio #4) le tecniche appena illustrate:

Esempio #3


Ho un’esperienza di 4 anni come Direttore di hotel a Rimini, 6 anni come Manager di Supporto presso hotel a Venezia e Riccione, 1 anno come Stagista Receptionist per hotel a Ravenna. La mia formazione comprende un corso di Hotel Management presso istituto di Milano e una Laurea in Turismo presso Università degli Studi.


Esempio #4


Esperienza

  • 4 Anni come Direttore di hotel a Rimini
  • 6 Anni come Manager di Supporto presso hotel a Venezia e Riccione
  • 1 Anno come Stagista Receptionist per hotel a Ravenna

Formazione

  • Corso Hotel Management presso istituto di Milano
  • Laurea Turismo presso Università degli Studi

Allegati: anche loro meritano attenzione

Ipotizziamo che tu invii un PDF del tuo CV chiamandolo “curriculum vitae” o della tua presentazione chiamandolo “presentazione”.

Nella mente del tuo lettore, quel file resterà anonimo. Se dovesse salvarlo sul Pc, non credo avrà il tempo e la voglia di rinominarlo per distinguerlo tra altre decine di CV e presentazioni.

Insomma, anche in questo caso cerca di essere specifico e di usare parole chiave.

Il CV nell’esempio di mail efficace potresti chiamarlo “Luigi Rossi – Digital Marketing Specialist”; in questo modo resterà più impresso nella mente del lettore e sarà da lui più facilmente rintracciabile tra i file del Pc.

In generale, salva i tuoi allegati nominandoli con il tuo nome e cognome o con il nome del tuo brand più la parola chiave che descrive il contenuto base (es. “cv marketing” o “business plan”).

Se hai allegati troppo grandi, potrebbero esserci problemi per l’invio o per scaricare i file via mail.

Per evitare problemi puoi usare servizi di trasferimento file online come We Transfer, gratis fino a 2 GB oppure di condivisione file online come Dropbox.

Follow-up determinante per raggiungere il tuo obiettivo

Per avere più probabilità di risposta, oltre ad inserire una call-to-action nel corpo del testo come detto sopra, devi organizzarti per dei follow-up successivi.

Il primo passo da fare è assumere e chiedere in anticipo un follow-up (anche se poi non è detto che accadrà)…

Scrivendo “Resto in attesa di gentile feedback/riscontro” (chiedi sempre in modo gentile), molto probabilmente il destinatario si sentirà in dovere di darti una risposta.

Per organizzare dei follow-up efficaci, devi essere propositivo e preciso.

Per esempio, potresti scrivere: “Sono disponibile per un incontro/colloquio martedì mattina dalle 10 alle 12. Per lei va bene?”.

In questo modo, ci sarà da aspettarsi una risposta, positiva o negativa.

In caso di non risposta? Non demordere, persisti!

La mancanza di risposta potrebbe essere dovuta a problemi tecnici nell’invio e ricezione della tua mail o di quella del destinatario.

Oppure potrebbe trattarsi di una svista del destinatario o di una vera e propria “dimenticanza” del destinatario, che magari ha avuto altre priorità o è andato in ferie e lasciando del lavoro indietro.

Mi è capitato che un recruiter si fosse dimenticato di chiamarmi per un colloquio telefonico già fissato, ho dovuto rintracciarlo io.

Saranno già capitate anche a te queste cose immagino, l’importante è non pensare subito che non ci viene data risposta perchè non siamo stati efficaci o perchè non destiamo interesse.

Nel caso di non risposta per le tue mail di candidatura, potresti provare un secondo invio dopo 7 giorni, magari provando un altro indirizzo mail o un oggetto diverso.

Se ti viene dato esito negativo? Riprova tra qualche mese, dopo aver migliorato qualcosa nel tuo CV o nel tuo prodotto/servizio. 😉

Per rendere questa guida ancora più ricca e succosa di informazioni utili, ecco alcune infografiche per fornirti idee, spunti, consigli e dati utili a capire come scrivere email davvero efficaci.

Clicca sui  link qui sotto per aprire le infografiche che ti interessano e lasciati ispirare! 😉

Statistiche da 5 milioni di email (la verità sulle email)

Fonte: lemonly.com

* * * * *

Come scrivere un’email efficace

Fonte: portent.com

Conclusioni

Come scrivi le tue email? Usi già le strategie indicate sopra, ne usi altre oppure non ci avevi mai pensato a come scrivere email efficaci?

Facci sapere la tua dai commenti sotto e resta iscritto alla newsletter gratuita per ricevere altri consigli e strumenti per cercare lavoro e non solo!

Foto da Pixabay.com: Ufficio avvio business home office | StartupStockPhotos Licenza: CC0 1.0 Universal (CC0 1.0)

Simone Barbone
Simone Barbonehttp://www.simonebarbone.net/
Fondatore e autore del Blog Lavora Con Noi Italia, scrive anche come blogger, web copywriter per aziende e altri blog, e come autore di romanzi per passione (con il nickname di Sim Taster). Laureato Triennale in Economia e Gestione Aziendale all'Università degli Studi di Brescia, ha esperienza in digital marketing sia a livello internazionale (in Microsoft a Dublino, Irlanda) da Account Manager per Multinazionali sia a livello nazionale da manager e consulente di marketing digitale per PMI e liberi professionisti, promuovendosi tramite il sito SimoneBarbone.net.

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